Yrityksen esimiespäivinä ja yksikköpäivinä kokoonnutaan kasvokkain yhteen ja käydään läpi ajankohtaiset asiat. Mikäli tilaisuus on iso, suunnitteluryhmä suunnittelee tapahtumaa huolella ja hyvissä ajoin etukäteen. Puhujat tulee varata ajoissa ja ohjelmaa suunnitella sekä päivälle että illalle. Alustavat kalenterikutsutkin tulee lähettää vähintään kuukautta ennen tilaisuutta, että päiviä priorisoitaisiin. Monet yksityiskohdat suunnitellaan tarkasti.
Mutta on yksi asia joka aina jää, se on iltaohjelmasta tai vapaamuotoisesta ohjelmasta kertominen osallistujille. Vaikka tilaisuuden suuntaviivat ovat tiedossa, niin mikäli ei ole suunnitteluryhmässä mukana, paikan päälle mentäessä saa olla vähän jännityksessä siitä, mitä on luvassa.
Ota mukaan urheilulliset vaatteet ja reipas mieli
Aikuiset ihmiset joutuvat menemään työhön liittyvään tilaisuuteen, kuin omiin polttareihinsa. Yleensä näissä polttarikutsuissa lukee:
“Luvassa yllätyksellistä iltaohjelmaa, et tarvitse erillisiä vaatteita, työvaatteet riittävät”
tai
“Ota mukaan urheilulliset vaatteet ja reipas mieli”
tai vain
“Iltaohjelmaa”
Ärsyttääkö asia vain minua, vai onko niin, että suurimmasta osasta ihmisiä on mukavaa tepsutella keskelle suurta seikkailua? Ja mitä jos näitä suuria seikkailuja ovat aina kaikki esimiespäivät ja yksikköpäivät, eikö kukaan jo kyllästy? Onko liikaa vaadittu, että ihminen saisi tietää etukäteen, minne on menossa ja mitä tekemään?
Ehkä minussa on joku vika ja kaikki muut todella nauttivat yllätyksellisyydestä. Enhän minäkään tätä angstiani ole koskaan näyttänyt, olen vain jutustellut (silloin kun en ole tiennyt): “Mitäköhän on luvassa illalla, aika kiva, eletään jännityksessä, ollaankohan ulkona vai sisällä, millaiset kengät sinä otit? jne.”
Mitä tapahtuisi, jos iltaohjelmasta tietäisi etukäteen?
Miten kävisi, jos kerrottaisiin etukäteen, että iltaohjelmana on esimerkiksi kuntokartoitus ja vapaamuotoista urheilua (ja ne lajit, joista voi valita)? Olisiko riski, että iso osa porukasta ei kertomisen seurauksena osallistuisikaan? Ja miksi ei? Uskoisin, että ne osallistuisivat, jotka haluaisivat, huolimatta siitä, koska ohjelmasisällöstä ovat kuulleet. Ja toiset eivät.
Kuka houkuttelee jokaisen suunnittelutyöryhmän jättämään osan päivien ohjelmasta yllätykseksi? Mistä tämä käytäntö on saanut alkunsa? Kuka on se, joka on ensimmäisenä sanonut: ”Saadaan paremmin kaikki mukaan, kun ne eivät tiedä, mihin ovat tulossa. Se on kato kiva, kun on jotain pientä yllätystä, kaikkea ei kerrota kerralla, eikö?” Mihin faktaan yllä oleva perustuu, onko jossain jotain tutkimustietoa siitä, että osallistujat ovat motivoituneempia osallistumaan ohjelmaan, jos eivät tiedä siitä etukäteen?
Valinnat kalkkiviivoilla
Tosiasiassa en voi syyttää tästä epäkohdasta ketään toista, sillä olen itse ollut mukana lukemattomissa suunnittelukokouksissa ja suunnitellut ja toteuttanut useita erikokoisia päiviä.
Ison tilaisuuden suunnittelutyö etenee vaiheittain ja osallistujiin ollaan yhteydessä eri vaiheissa. Ensimmäinen kontakti on mainitsemani alustava kalenterivaraus, myöhemmin tulevat vahvistettu varaus, alustava agenda ja mahdollinen ennakkotehtävä.
Käytännössä iltaohjelmat voivat joko jäädä viimeiseksi auki tai olla ensimmäisenä valmiina. Niitä voidaan suunnitella jopa useita rinnakkaisia. Esimerkiksi yksi porukka on miettinyt jotain mitä voisimme saada aikaiseksi yrityksen omin voimin, samaan aikaan kun on annettu toimeksianto jollekin elämystoimistolle sen selvittämiseksi mitä he tarjoaisivat. Lisäksi on mahdollisesti pyydetty assistenttia selvittämään, mihin koko porukka mahtuisi vain syömään, siltä varalta, jos ei järjestetäkään mitään ohjelmaa. Ohjelmat tarkentuvat vasta kalkkiviivoilla. Johtaja ja suunnitteluryhmä tekevät päätöksen, kuinka paljon rahaa halutaan käyttää ja kuinka mukavilta eri vaihtoehdot kuulostavat ja sen mukaan mennään. Yllä olevassa tilanteessa kertomatta jättämisen syy on se, että iltaohjelma täsmentyy lopullisesti vasta ihan loppuvaiheessa.
Toinen syy voi olla se, että päiväohjelmaa ei ole saatu lyötyä lopullisesti lukkoon. Jos päiväohjelman palaset vielä liikkuvat, niin esimerkiksi ohjelmatoimistolta saatua hyvissä ajoin valmiina olevaa iltaohjelmaa ei ole haluttu päivittää kalentereihin. Silloin päivitys tulisi ns. ”väärässä järjestyksessä”, ja osallistujille voisi tulla fiilis, että asiapuoleen ei ole panostettu, kun siitä ei voida vielä viestiä.
Kolmantena syynä (ja tähän olen itse usein sortunut) voi olla se, että osallistujille on lähtenyt jo aika montakin viestiä, esimerkiksi yllä mainittujen viestien lisäksi tarkennuksia yöpymisestä ja matkustuksesta. Pari päivää ennen tilaisuutta, kun kaikki on valmista, en halua enää ”spämmätä” osallistujia yksityiskohdilla, kun tilaisuuskin on jo niin lähellä.
Syitä on monia, osa suunnitteluryhmistä varmasti myös aidosti ajattelee, että yllätysohjelmassa on kaikkien osallistujien mielestä salaperäistä hohtoa. Pääsääntöisesti uskoisin, että kyseessä on vain yrityksien outo tapa.
Onkohan muita kuin minä, joiden fiilis yllätysohjelmasta lähentelee hermostunutta polttaritunnelmaa? Muutetaan käytäntö yhdessä!
